Beheren en versturen van documenten

Document Management Systeem voor optimale klantcommunicatie

Als foutloos communiceren met klanten essentieel is voor uw organisatie, dan is een gebruiksvriendelijk en perfect functionerend Document Management Systeem (DMS) onmisbaar. FormLogic is gespecialiseerd in output management en realiseert stabiele, toekomstbestendige totaaloplossingen.

Heeft uw organisatie behoefte aan een perfect functionerend Document Management Systeem?

Nooit meer zoeken naar documenten

Elke organisatie maakt gebruik van documenten zoals brieven, bonnen, facturen, prijslijsten, afbeeldingen of zelfs filmbestanden. En dat kunnen er heel veel zijn. Een goed ingericht Document Management Systeem (DMS) is essentieel voor het beheren en versturen van documenten en documentstromen. Het is immers niet wenselijk als veel tijd verloren gaat met het zoeken naar bepaalde documenten. Of erger, als blijkt dat bepaalde bestanden zelfs onvindbaar zijn.

Elk document op de juiste plek

Documenten bewegen niet alleen binnen in een organisatie maar vinden net zo gemakkelijk hun weg naar buiten om vervolgens weer terug te keren zoals antwoordformulieren of documenten waarop mensen hun meterstanden op moeten invullen en retourneren. Bedrijven en organisaties hebben belang bij interactie en daarom komen er ook veel zakelijke en particuliere documenten van buiten de organisatie binnen via traditionele post of per e-mail. En omdat goed te organiseren heb je een professioneel Document Management Systeem (DMS) nodig.

Document Management: versiebeheer voorkomt fouten

Versiebeheer van documenten is een onmisbaar in veel bedrijven. Het komt steeds vaker voor dat meerdere mensen aan één document werken. Door mutaties en aanvullingen ontstaan er nieuwe versies. De oorspronkelijke bestanden worden niet gedelete maar juist bewaard. Die kunnen nog functioneel zijn. Ook van offertes kunnen meerdere versies bestaan vanwege aanpassingen.

Alle documenten digitaal

Een goed functionerend Document Management Systeem geeft elk document een gewenste plek in het systeem. In sommige gevallen zullen documenten dan wel eerst moeten worden gedigitaliseerd. Dat kan voor veel rompslomp zorgen in een organisatie. De fysieke documenten – zoals afleverbonnen – worden eerst gedrukt op papier (doordruksets) waarbij het ondertekende origineel bestemd is voor de ontvanger en het doordrukvel in het archief wordt opgeborgen. Al dan niet digitaal.

FormLogic heeft met Capture OnTheGo (een module van Objectif Lune) een volledig geautomatiseerde oplossing hiervoor. Via een e-maildocument op een mobiel apparaat is kunnen medewerkers van uw bedrijf op elke locatie data invoeren en vastleggen. Mensen kunnen digitaal op het device een handtekening zetten te bevestiging dat ze bijvoorbeeld een product hebben ontvangen. Als er een onlineverbinding is, stuurt de medewerker het document naar kantoor en zal een geautomatiseerd proces in werking treden dat o.a. zorgt voor de het bijwerken van het factureringssysteem en het sturen van een bevestigings e-mail.